Als teammanager in de zorg is je agenda vaak overvol met overleggen. En terwijl je diep vanbinnen weet dat je niet toekomt aan wat je eigenlijk hoort te doen, denk je bij jezelf: ik ben toch uitgenodigd, dus ze zullen wel verwachten dat ik erbij ben. Zeker als de directeur ook aansluit, voelt het bijna vanzelfsprekend dat jij aanschuift. Maar ondertussen schuif je precies datgene aan de kant waar jij echt het verschil maakt: je team begeleiden, in gesprek zijn met zorgklanten, bouwen aan ontwikkeling en toekomstbestendige zorg.
Je kiest voor zichtbaar zijn in plaats van van betekenis zijn. Dus ga je. Je schuift aan in vergaderingen waar je weinig bijdraagt en waar je, als je eerlijk bent, ook weinig uithaalt. Terwijl je daar zit, dwalen je gedachten af naar het teamlid dat vastloopt, naar het rooster dat nog niet klopt en naar die verbeteractie die al weken blijft liggen. Je zit in de vergadering, maar je aandacht is ergens anders. En eigenlijk weet je dat al voordat je gaat.
De vergadering die me wakker schudde
Eén vergadering vergeet ik nooit meer. De uitnodiging kwam van een senior manager. De titel klonk belangrijk, de agenda was lang en de lijst met deelnemers nog langer. Er stond iets over kwartaalcijfers bespreken en inzichten ophalen. Mijn naam stond nergens bij een actiepunt of verantwoordelijkheid, maar toch dacht ik: laat ik maar gaan. Dan ben ik zichtbaar. Dan laat ik zien dat ik betrokken ben. Dan toon ik dat ik mijn verantwoordelijkheid neem.
Twee uur later was ik leeg. Mijn hoofd zat vol, mijn to-dolijst was onaangeraakt en niemand had ook maar één keer om mijn input gevraagd. Ik had geen bijdrage geleverd en niets concreets meegenomen terug naar mijn team. En toch was ik gegaan. Niet omdat het nodig was, maar omdat het ongemakkelijk voelt om niet te gaan. Zeker in de zorg, waar loyaliteit groot is, waar je gewend bent om bij te springen en waar het bijna vanzelfsprekend is om overal bij aan te sluiten. Er heerst een cultuur van betrokkenheid, maar soms slaat die ongemerkt om in aanwezigheid zonder noodzaak. En daar wringt het.
Wat je team ziet
Aan de ene kant zeg je tegen je team dat zij meer eigenaarschap moeten nemen. Dat ze zelf moeten afstemmen, zelf keuzes moeten maken en zelf het werk moeten organiseren. Je wilt dat ze kritisch kijken naar hun tijd en prioriteiten. Aan de andere kant zit jij in vergaderingen waar jouw aanwezigheid niets toevoegt. Hoe kun je van je team verwachten dat zij bewust omgaan met hun tijd, als jij dat zelf niet doet? Hoe geloofwaardig is het om te spreken over focus en verantwoordelijkheid, terwijl je zelf overal aanschuift “voor de zekerheid”? Leiderschap zit niet alleen in wat je zegt, maar vooral in wat je doet.
Het moment waarop ik moest kiezen
Er kwam een dag waarop ik niet langer kon uitstellen. Een teamlid zat vast op een belangrijk project. Ze had begeleiding nodig, ruimte om te sparren, iemand die haar hielp prioriteren. En ik had, je raadt het al, een vergadering in mijn agenda staan.
Een vergadering waarvan ik diep vanbinnen wist dat die niet nodig was. Voor het eerst zei ik nee. Vriendelijk, zakelijk en zonder excuses. Ik schreef: “Dank voor de uitnodiging. Ik zie dat mijn rol in deze vergadering niet nodig is. Laat me vooral weten als ik schriftelijk iets kan bijdragen of als er een update is die voor mij relevant is.” Het voelde professioneel. Alsof ik mijn eigen tijd eindelijk serieus nam. Alsof ik mijn verantwoordelijkheid niet kleiner, maar juist groter maakte. Want de waarheid is simpel: je bent niet waardevol omdat je erbij zit. Je bent waardevol omdat je weet wanneer je wél moet gaan en wanneer niet.
Je tijd is leiderschap
Je tijd is je kapitaal. Elke vergadering waar je zonder duidelijke rol of doel aanschuift, kost iets. Niet alleen energie, maar ook aandacht voor datgene waar jij wél van betekenis bent: je team begeleiden, kaders stellen, verbeteren, vooruitkijken. Sterker nog, als jij overal bij zit, geef je een subtiel maar krachtig signaal af. Je laat zien dat aanwezigheid belangrijker is dan verantwoordelijkheid. Dat meedoen belangrijker is dan sturen. Dat zichtbaar zijn belangrijker is dan impact maken. Maar vergaderen is geen bewijs van loyaliteit. Het is een vorm van leiderschap. En leiders kiezen bewust.
De vijf vragen die alles veranderen
Sindsdien gebruik ik een klein, simpel template bij elke vergaderuitnodiging. Vijf vragen die me helpen om scherp te blijven:
- Wat is het doel van de vergadering?
- Wat is mijn rol: besluitnemer, voorbereider of uitvoerder?
- Welke punten zijn voor mij van belang?
- Wanneer worden die besproken?
- Past deze vergadering bij mijn kerntaken als teammanager?
Het zijn geen ingewikkelde vragen, maar ze maken het verschil tussen automatisch aansluiten en bewust kiezen. Ze dwingen je om niet vanuit gewoonte of druk te handelen, maar vanuit verantwoordelijkheid.
En precies dat is wat je ook van je team vraagt.
De echte vraag
Wanneer zei jij voor het laatst nee tegen een vergadering die eigenlijk niet klopte? Wanneer koos je bewust voor je team in plaats van voor aanwezigheid aan tafel? Of zit je nog steeds overal bij, terwijl je team wacht op jouw echte aandacht? Misschien begint leiderschap niet bij méér doen, maar bij minder. Minder overleggen zonder doel. Minder aansluiten uit loyaliteit. Minder aanwezig zijn om gezien te worden. En meer kiezen voor waar jij echt het verschil maakt.
